Letter and Form Style revisi 1

Tugas 1 : Bahasa Inggris Bisnis

Oleh : Ayu Nurvia Lestari

Letter and Form Style

· Layout Of Business English letter.

Keterangan surat diatas yaitu :

1. Kepala surat ( Letter Head )

Kepala surat biasanya terletak di paling atas b

agian surat, biasanya kepala surat terdiri :

Nama instansi/lembaga

Alamat, nomor telepon, alamat email, faxsimile,dan kode pos instansi/lembaga

Logo instansi/lembaga, nomor surat yaitu urutan surat yang dikirim

Contoh :

PT. BUSANA INDAH

Jalan Purnama Raya NO.23 Jakarta 10450

Telepon ( 021 ) 6857771, faxsimile ( 021) 6885641

2. Tanggal ( Date )

Tanggal surat hanya untuk memberitahu kapan surat dibuat. Tan

ggal pada surat ditulis pada pojok kanan atas setelah kepala surat. Dalam penulisan bulan tidak boleh disingkat atau dalam penulisan menggunakan angka, serta pada akhir penulisan tanggal tidak memakai tanda baca apapun.

Contoh :

20 Mei 2011

American : Mei 20, 2011

Pada American style penulisan tanggal, diawali dengan bulan diberi koma sebelum penulisan tahun.

British style :20/05/11

Berarti tanggal 20 bulan Mei tahun 2011

3. Nomor Surat

Setiap surat resmi biasanya diberi nomor surat, nomor surat tertentu pada surat itu berguna untuk :

Untuk pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip

Untuk menunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat

Untuk mencari surat itu kembali bilamana surat diperlu

kan

Contoh :

Nomor : 25/PH/V/11

4. Lampiran ( Enclosure )

Lampiran menunjukkan sesuatu yang disertakan bersama dengan surat. Untuk memberi tahu berapa banyak lampiran yang dilampirkan. Biasanya terletak di kiri atas surat sejajar dengan Hal dan nomor surat.

Contoh :

Lampiran : 1 Dokument

5. Hal / Perihal ( Subject )

Perihal / Hal yaitu menunjukkan isi surat atau inti dari surat tersebut secara singkat agar pembaca surat dapat mengetahui apa yang dibicarakan dalam surat tersebut.

Contoh :

Hal : Penawaran harga

6. Alamat yang dituju ( Inside Address )

Untuk mengetahui langsung surat yang akan ditujukan kepada

penerima surat.

Penulisannya :

Terletak disebelah kiri surat

Alamat yang dituju diawali dengan Yth

Penulisan nama tidak disertakan dengan gelar

Contoh :

Yth. Bapak Handoko

Jalan Merdeka No.110

Yogyakarta 15050

7. Salam Pembukaan ( Salutation )

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat. Penulisannya tidak disingkat dan di akhir penulisan diakhiri tanda koma. Biasanya terletak dikanan surat.

Contoh :

Dengan hormat,

Ø British style.

Contoh :

- Dear madam ( penerima perempuan )

- Dear Sir atau Dear Sirs ( Penerima pria )

Pada penuliusan ini tidak diijinkan untuk menggunakan tanda baca apapun pada penulisan salam pembuka kecuali menggunakan tanda baca koma (,).

Ø American style.

Contoh :

- Ladies ( Penerima perempuan )

- Ladies and Gentlemen ( penerima tidak diketahui jenis kalaminnya )

- To whom it may concern ( penerima tidak siketahui jenis kelaminnya)

Pada penulisan ini gunakan tanda baca titik dua (:)

8. Isi Surat ( Body Of Letter )

Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal yaitu :

a. Pembuka

Pengantar isi surat

b. Isi Surat

Berisi sesuatu yang disampaikan kepada penerima surat

c. Penutup Surat

Kesimpulan atau penegasan isi surat

Contoh :

Ø Pembuka : Berikut ini kami sampaikan penawaran harga yang bapak minta

Ø Penutup surat :Demikian penawaran yang kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih

9. Salam Penutup ( Complementary close )

Ucapan rasa hormat penulis kepada pembaca yang biasanya ter

letak di pojok kanan bawah.

Contoh :

Hormat kami,

PT BUSANA INDAH

Ø British style.

- Jika nama penerima surat dicantumkan maka menggunakan kata Sincerely.

- Jika penerima surat tidak dicantumkan maka menggunakan kata Faithfully.

10. Tanda tangan surat ( Signature)

Surat yang di tandatangani oleh penulis surat, yang terletak di kanan pojok bawah setelah salam penutup.

11. Tembusan ( Carbon Copy Notation )

Surat yang dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada sangkutannya sengan pihak lain.

Contoh :

Menejer Pemasaran

12. Inisial ( Post Cript)

Insial biasanya di ambil huruf pertama atau huruf depan dari nama penyusun surat dan pengetik surat.

Contoh :

CK/DK ( Candra Kirana penyusun, Dony Kusuma Pengetik surat )

Postcript atau yang biasa disingkat P.S bertujuan agar mendapat perhatian khusus dari penerima surat dari alamat surat yang dituju.

Contoh :

P.S.Titipanya sudah diberikan kepada seketaris,

P.S.2 Kalau sudah sampai segera beri kabar,

Form and Style Of Business English Letter.

1. Indented style ( Format lekuk )

Keterangan surat diatas :

- Tanggal terletak di bagian kiri surat,

- Alamat yang dituju juga terletak dibagian kiri surat sejajar dengan tanggal

- Salam pembuka juga terletak dibagian kiri surat

- Isi surat ditulis mulai dari kiri surat dan tidak ada paragraph, setiap paragraph baru ditulis dibagian yang baru

- Penutup terletak dibagian kiri surat.

2. Block Style ( Format Lurus )

Keterangan surat :

- Alamat yang dituju ditulis agak masuk kedalam surat sebanyak lima sampai enam tab.

- Tanggal ditulis dibawah alamat yang dituju dan sejajar.

- Alamat pengirim ditulis di sebelah kiri surat

- Salam pembuka ditulis disebelah kiri surat

- Isi surat ditulis mulai dari kiri surat, jika memulai pragraf baru setiap paragraph baru diberi jarak dari paragraph yang pertama

- Salam penutup ditulis sama dengan alamat yang dituju

Contoh :

3. Format Lurus ada dua yaitu :

a. Format Lurus Penuh ( Full Block Style )

Bentuk surat yang pengetikannya semua dimulai pada garis paling pinggir sebelah kiri.

Contoh :

Jakarta, 15 Mei 2011

PT BUSANA INDAH

Jalan pejuang raya

Tuan-tuan yang terhormat,

Menurut pesanan Tuan tanggal 1 Mei 2011 dengan gembira kami kabarkan , bahwa hari ini telah kami kirimkan 11000, buah porselin warna merah.Bersama dengan ini kami sampaikan faktur dan pengiriman barang, masing-masing rangkap dua, pelunasan sisa harga barang kami paling lambat tanggal 10 Juni 2011.

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT MAWAR

Dony Kusuma

Direktur

b. Format Setengah Lurus ( Semi Block Style ) Bentuk surat yang hampir sama dengan bentuk lurus, perbedaannya terletak pada pengetikan sisi saja.

Posisi bagian surat :

- Penulisan tempat dan tanggal disebelah kanan surat.

- Alamat yang dituju terletak disebelah kiri surat.

- Salam pembuka diberi lima spasi agak masuk kedalam surat dari penulisan surat.

- Isi surat pada setiap paragraf diberi lima spasi agak masuk kedalam surat sejajar dengan salam pembuka pada awal paragraf

- Salam penutup berada disebelah kiri surat.

Contoh :

Surakarta, 20 Maret 2011

Kepada Perusahaan Mesin

Jalan Merdeka raya

Semarang

Dengan hormat,

Dengan gembira kami kabarkan,bahwa pengiriman 2 buah mesin telah kami terima dengan baik pada tanggal 17 Maret 2011.

Pada tanggal 19 Maret 2011 mesin tersebut kami coba agar dapat berproduksi.

Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan selamat dari penghargaan kepada saudara. Dalam kesempatan ini kami akan menyampaikan kepada saudara laporan selengkapnya mengenai data-data pengajian tersebut.

Demeikian kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Penerbit TRIANGKASA

Candra kusuma

Direksi teknik

4. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)

Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) merupakan bentuk surat dimana Tubuh Surat memiliki alinea yang menggantung. Maksud dari alinea menggantung adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi. Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu.

Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

Sumber : www.scribd.com

Budicr152ue.multipy.com/journal/item

http://formatsurat.blogspot.com