Oleh : Ayu Nurvia Lestari
Letter and Form Style
· LLayout Of Business English letter.
Keterangan contoh surat diatas yaitu :
1. Kepala surat ( Letter Head )
Kepala surat biasanya terletak di paling atas bagian surat, biasanya kepala surat terdiri :
Nama instansi/lembaga
Alamat, nomor telepon, alamat email, faxsimile,dan kode pos instansi/lembaga
Logo instansi/lembaga, nomor surat yaitu urutan surat yang dikirim
Contoh :
PT. BUSANA INDAH
Jalan Purnama Raya NO.23 Jakarta 10450
Telepon ( 021 ) 6857771, faxsimile ( 021) 6885641
2. Tanggal ( Date )
Tanggal surat hanya untuk memberitahu kapan surat dibuat. Tanggal pada surat di tulis pada pojok kanan atas setelah kepala surat. Dalam penulisan bulan tidak boleh di singkat atau dalam penulisan menggunakan angka, serta pada akhir penulisan tanggal tidak memakai tanda baca apapun.
Contoh :
20 Mei 2011
3. Nomor Surat
Setiap surat resmi biasanya diberi nomor surat, nomor surat tertentu pada surat itu berguna untuk :
Untuk pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip
Untuk menunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat
Untuk mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan
Contoh :
Nomor : 25/PH/V/11
4. Lampiran ( Enclosure )
Lampiran menunjukan sesuatu yang disertakan bersama dengan surat.
Contoh :
Lampiran : 1 Dokument
5. Hal / Perihal ( Subject )
Perihal / Hal yaitu menunjukan isi surat atau inti dari surat tersebut secara singkat agar pembaca surat dapat mengetahui apa yang di bicarakan dalam surat tersebut.
Contoh :
Hal : Penawaran harga
6. Alamat yang dituju ( Inside Address )
Untuk mengetahui langsung surat yang akan ditujukan kepada penerima surat.
Penulisannya :
Terletak disebelah kanan surat
Alamat yang dituju di awali dengan Yth
Penulisan nama tidak di sertakan dengan gelar
Contoh :
Yth. Bapak Handoko
Jalan Merdeka No.110
Ygyakarta 15050
7. Salam Pembukaan ( Salutation )
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat. Penulisannya tidak di singkat dan di akhir penulisan di akhiri tanda koma.
Contoh :
Dengan hormat,
8. Isi Surat ( Body Of Letter )
Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal yaitu :
a. Pembuka
Pengantar ke isi surat
b. Isi Surat
Berisi sesuatu yang disampaikan kepada penerima surat
c. Penutup Surat
Kesimpulan atau penegasan isi surat
Contoh :
Ø Pembuka : Berikut ini kami sampaikan penawaran harga yang bapak minta
Ø Penutup surat :Demikian penawaran yang kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih
9. Salam Penutup ( Complementary close )
Ucapan rasa hormat penulis kepada pembaca yang biasanya terletak di pojok kanan bawah.
Contoh :
Hormat kami,
PT BUSANA INDAH
10. Tanda tangan surat ( Signature)
Surat yang ditanda tangani oleh penulis surat, yang terletak dikanan pojok bawah setelah salam penutup.
11. Tembusan ( Carbon Copy Notation )
Surat yang dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada sangkutannya sengan pihak lain.
Contoh :
Menejer Pemasaran
12. Inisial ( Post Cript)
Insial biasanya di ambil huruf pertama atau huruf depan dari nama penyusun surat dan pengetik surat.
Contoh :
CK/DK ( Candra Kirana penyusun, Dony Kusuma Pengetik surat )
· Form and Style Of Business English Letter.
1. Indented style ( Format lekuk )
Pada format lekuk biasanya tempat dan tanggal, salam penutup serta nama dan jabtan di tulis di sebelah kanan, sedangkan isi surat di pinggir sebelah kiri.
Contoh :
Jakarta, 12 Juni
PT AGUNG JAYA
Jalan Pahlawan
Dengan hormat,
Dengan sangat menyesal kami kabarkan bahwa pengiriman pupuk untuk pesanan anda menjadi tertunda karena hal-hal yang diluar kekuasaan kami. Dikarenakan sudah seminggu ini hujan terus-menerus dan beberapa tempat tergenang air, sehingga kendaraan angkutan tidak dapat masuk dan pupuk-pupuk tidak dapat dikeluarkan dari gudang.
Atas perhatian saudara, kami mengucapkan terimakasih.
Hormat kami,
PT MAKMUR SENTOSA
Wisnu
Direktur
2. Full Block Style ( Format Lurus Penuh )
Bentuk surat yang pengetikannya di mulai pada pinggir garis sebelah kiri.
Contoh :
Surabaya, 12 Mei 2011
PT. ELEKTRINDO
Jalan Serdadu 10
Seragen
Tuan-tuan yang terhormat,
Dengan sangat menyesal kami kabarkan bahwa pengiriman pupuk untuk pesanan saudara menjadi tertunda karena hal-hal yang diluar kekuadaan kami. Dikarenakan sudah seminggu ini hujan terus-menerus dan beberapa tempat tergenang air, sehingga kendaraan angkutan tidak dapat masuk dan pupuk tidak dapat di keluarkan dari gudang .
Atas perhatian tuan kami ucapkan terima kasih,
Hormat kami,
PT DELIMA
ANDREAS
Direktur
3. Block Style ( Format Lurus )
Bentuk surat yang diketik mulai dari garis pinggir kiri.
Contoh :
Jakarta, 10 Juli 2011
Kepada Yth,
Nasabah Giro
PT BANK MAKMUR
Cabang Solo
Dengan hormat,
Dengan ini kami beritahukan, bahwa terhitung mulai tanggal 5 Agustus 2011, Bank MAKMUR Cabang Solo akan memberikan nama dan alamat penarik pada bagian belakang lembaran cek dan giro.
Untuk pelaksanaan tersebut permintaan buku cek dan buku giro baru dapat kami layani satu hari setelah pengajuan permintaan buku cek atau giro baru.
Demikianlah agar diketahui, atas perhatian serta kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Bank MAKMUR
Dr. Suwarno
Pimpinan
4. Format Lurus ada dua yaitu :
a. Bentuk Lurus Penuh
Bentuk surat yang pengetikannya semua dimulai pada garis paling pinggir sebelah kiri.
Contoh :
Jakarta, 15 Mei 2011
PT BUSANA INDAH
Jalan pejuang raya
Tuan-tuan yang terhormat,
Menurut pesanan Tuan tanggal 1 Mei 2011 dengan gembira kami kabarkan , bahwa hari ini telah kami kirimkan 11000, buah porselin warna merah.Bersama dengan ini kami sampaikan faktur dan pengiriman barang, masing-masing rangkap dua, pelunasan sisa harga barang kami paling lambat tanggal 10 Juni 2011.
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT MAWAR
Dony Kusuma
Direktur
b. Bentuk Setengah Lurus
Bentuk surat yang hampir sama dengan bentuk lurus, perbedaanya terletak pada pengetikan sisi saja.
Contoh :
Surakarta, 20 Maret 2011
Kepada Perusahaan Mesin
Jalan Merdeka raya
Semarang
Dengan hormat,
Dengan gembira kami kabarkan,bahwa pengiriman 2 buah mesin telah kami terima dengan baik pada tanggal 17 Maret 2011.
Pada tanggal 19 Maret 2011 mesin tersebut kami coba agar dapat berproduksi.
Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan selamat dari penghargaan kepada saudara. Dalam kesempatan ini kami akan menyampaikan kepada saudara laporan selengkapnya mengenai data-data pengajian tersebut.
Demeikian kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Penerbit TRIANGKASA
Candra kusuma
Direksi teknik
Perbedaan penulisan Date and Complementary pada English British and English American.
Ø Penulisan tanggal
| English British | Febuary 10, 2011 |
| English American | 10-02-11 |
Ø Salam Penutup ( Complementry Close )
English Britis : Yours faithfully
English American : Sincerely yours
Sumber : www.scribd.com
Budicr152ue.multipy.com/journal/item
