Pages

Selasa, 05 Januari 2010

Artikel Manajemen Risiko

Kasus Proyek Perpustakaan Digital di Indonesia.


BY: Ayu Nurvia


Abstrak

Secara umum sebuah perpustakaan terdiri atas beberapa komponen, yakni: content, sistem pengelolaan (dari knowledge acquisition, repository, management, hingga retrieval) dan tentunya yang menjadi faktor terpenting adalah user dari perpustakaan itu sendiri. Selanjutnya dibahas bahwa untuk membangun suatu proyek perpustakaan digital perlu diperhatikan beberapa aspek yang terkait,diantaranya adalah: a) Aspek Infrastruktur (Perangkat Keras), b) Aspek Aplikasi Perangkat Lunak dan Proses Bisnis Perpustakaan, c) Aspek Content (Informasi): Akusisi, konversi, repository, d) Aspek Sumberdaya Manusia (Sumber, Pengelola/Agent dan User): Knowledge, Skill, Attitude (Culture).Pengembangan local content dan memperbesar akses terhadap content ini sebaiknya menjadikan perhatian yang utama, pemilihan teknologi yang tepat guna juga diperlukan untuk mengatasi kendala infrastruktur dan kendala sosial yang ada.
Keywords : perpustakaan digital, local content, infrastruktur perangkat keras, perangkat lunak.

Pendahuluan
Didalam era globalisasi ini banyak sekali karya-karya yang sudah terbentuk. Dimana ada tujuan dan sisi positif yang dapat diambil.


Dalam pengalaman penulis beberapa tahun belakangan dalam pengembangan perpustakaan digital di Indonesia, kasus yang dialami Google menjadi juga sebagai hambatan yang ada, namun disisi lain terdapat hal-hal lain yang lebih fundamental yang secara spesifik dialami.Terkait dengan hal-hal yang menyebabkan hambatan yang ada:

1. Aspek ketersediaan dan akses terhadap content:

Ø Availability of knowledge/information

Ø Availibility of information in writen form

Ø Availibility of information in digital form

Ø Accuracy/Credibility of information �� Actionable (KM)

2. Aspek manusia – knowledge & skill (competence), attitude (culture) seperti antara lain: Writing Habit, Misconception of information sharing, Awareness the use of information

3. Aspek ketersediaan infrastruktur dan pemilihan teknologi, seperti antara lain:

Ø Server, Workstation

Ø Computer Network

Local Area Network, Wide Area Network, The Internet

Ø Software Application, Interoperationalibility, metadata, retrieval Dari ketiga aspek diatas dua aspek pertamalah yang menurut penulis saling berhubungan dan menjadi faktor kendala dan hambatan terbesar dalam sukses tidaknya sebuah proyek perpustakaan digital di Indonesia.Aspek ketersediaan dan akses terhadap content.

Misalnya masih sedikit menjadi perhatian sebagian besar pelaku proyek.Dilema mana yang lebih penting didahulukan antara memperbesar volume content dan memperluas akses menjadi diskusi yang berkepanjangan tanpa ada solusi yang diberikan, bahkan kadang-kadang hal ini menjadi terlewatkan begitu saja saat perencanaan faktor teknis yang mendominasi.Pengembangan local content dan memperbesar akses terhadap content ini sebaiknya menjadikan perhatian yang utama, pemilihan teknologi yang tepat guna juga diperlukan untuk mengatasi kendala infrastruktur dan kendala sosial yang ada.


Referensi

http://www.kompas.com/kirim_berita/print.cfm?nnum=71864

Artikel Manajemen Proyek

PROYEK PERPUSTAKAAN DIGITAL
Sebuah Tinjauan Kasus Goggle dan Perbandinganya di Indonesia

Oleh:AYU NURVIA.LESTARI

Abstrak
Secara umum sebuah perpustakaan terdiri atas beberapa komponen, yakni: content, sistem pengelolaan (dari knowledge acquisition, repository, management, hingga retrieval) dan tentunya yang menjadi faktor terpenting adalah user dari perpustakaan itu sendiri. Selanjutnya dibahas bahwa untuk membangun suatu proyek perpustakaan digital perlu diperhatikan beberapa aspek yang terkait,diantaranya adalah: a) Aspek Infrastruktur (Perangkat Keras), b) Aspek Aplikasi Perangkat Lunak dan Proses Bisnis Perpustakaan, c) Aspek Content (Informasi): Akusisi, konversi, repository, d) Aspek Sumberdaya Manusia (Sumber, Pengelola/Agent dan User): Knowledge, Skill, Attitude (Culture).Pengembangan local content dan memperbesar akses terhadap content ini sebaiknya menjadikan perhatian yang utama, pemilihan teknologi yang tepat guna juga diperlukan untuk mengatasi kendala infrastruktur dan kendala sosial yang ada.
Keywords : perpustakaan digital, local content, infrastruktur perangkat keras, perangkat lunak.

Pendahuluan
Didalam era globalisasi ini banyak sekali karya-karya yang sudah terbentuk. Dimana ada tujuan dan sisi positif yang dapat diambil.

Latar belakang

Kemajuan peradaban manusia membawa sebagian kelompok individu memenangkan persaingan terhadap kelompok lainnya, di era pengetahuan ini kunci kekuatan (power) adalah pada bagaimana kelompok-kelompok individu tersebut dapat menguasai informasi dan pengetahuan dengan seoptimum mungkin.Perpustakaan adalah sebuah lembaga yang dari tahun-tahun pertama sejak penciptaannya berfungsi dalam pengelolaan informasi dan pengetahuan, namun perubahan besar-besaran telah terjadi beberapa tahun belakangan dengan sejalannya kemajuan teknologi informasi yang ada. Jika diawal-awal permulaan perpustakaan informasi (dan pengetahuan eksplisit) berbentuk tulisan dan gambar tersimpan dalam media kertas (buku),maka saat ini dominasi media digital telah mengambil alih sebagian besar alat penyimpanan informasi (pengetahuan eksplisit) tersebut.Istilah Digital Library mungkin dapat dikatakan pertamakali dikenal luas oleh
masyarakat dengan adanya sebuah program riset yang didanai oleh pemerintah federal Amerika di tahun 1991 yakni dalam proyek yang disebut sebagai DARPA's Computer Science Technical Report project . Saat ini perkembangan dan perubahan menuju Digital Library (Perpustakaan Digital) sudah tak dapat terhindarkan lagi, berbagai bentuk pesimisme terhadap era tanpa kertas sudah semakin terpinggirkan, perpustakaan yang secara mentah-mentah menolak perubahan ke arah digitalisai ini sedikit demi sedikit akan tergusur dan semakin ditinggalkan pengunjung/penggunanya (user/customer).Namun kenyataanya perubahan paradigma perpustakan konvensional menjadi sebuah perpustakaan digital tidaklah semudah membalikkan telapak tangan, banyak kendala dan hambatan yang harus dilalui dalam mewujudkan hal ini, tidak hanya dari segi teknis semata namun juga dari sisi non teknis (sosial). Sepanjang pengalaman penulis dalam pengembangan perpustakaan digital ternyata masih banyak pandangan pelaku perpustakaan (dan stakeholder) yang terjebak hanya terfokus pada masalah-masalah teknis semata. Hal ini dapat menjadikan proses perubahan sebuah perpustakaan menjadi perubahan sebuah perpustakaan menjadi (dalam sebuah proyek) perpustakaan digital akan menuju kegagalan.Dari sudut pandang proyek, dalam hal konsepmanajemen ilmu pengelolaan proyek atauyang biasa dikenal sebagai manajemen proyek(project management) beberapa dekad belakangan ini mengalami perkebangan yang sangat pesat, adalah sebuah kegagalan besar bangsa Amerika ditahun tujuh puluhan dalam sebuah mega proyek Apollo 13 (yang mengalami kegagalan) telah membuka mata bahwa fokus pada aspek teknis (teknologi) semata ternyata masih memiliki banyak kekurangan aspek soft-skill dalam mengelola proyek (yakni dalam mengelola manusia yang terlibat dalam proyek) adalah salah satu factor dominan kesuksesan sebuah proyek. Dalam konsep manajemen proyek modern domain pengetahuan pengelolaan proyek dapat dibagi menjadi sembilan area yakni, manajemen lingkup pekerjaan (scope),manajemen waktu,manajemen biaya, manajemen kualitas, manajemen, sumber daya manusia,manajemen komunikasi, manajemen procurement, danmanajemen resiko, serta manajemen integrasi (yang menggabungkan dan menjadi kerangka kerja dari kedelapan domain pengetahuan sebelumnya).Sebuah survey yang diselenggarakan sebuah lembaga konsultan ternama KPMG terhadap beberapa proyek TI disejumlah Negara di tahun 1996 menyajikan sebuah kenyataan yang cukup mencengangkan, angka dibawah memperlihatkan beberapa faktor terbesar penyebab kegagalan dalam sebuah implementasi proyek TI.
1. 32% disebabkan karena tidak adanya manajemen proyek yang baik
2. 20% karena masalah-masalah komunikasi
3. 17% karena sasaran dan tujuan proyek tidak/kurang dirumuskan dengan baik
4. 17% karena user tidak/kurang memahami lingkup dan kompleksitas dari proyek
5. 14% factor lain-lain (termasuk factor teknologi/teknis).

Kenyataan yang tertuang dalam data diatas dapat menyimpulkan betapa pentingnya peranan Manajemen Proyek dalam melaksanakan sebuah proyek TI.Penulis dalam membahas materi yang berhubungan dengan kendala dalam proyek perpustakaan digital ini akan menggunakan sudut pandang konsep manajemen proyek modern ini.Apa itu Perpustakaan Digital?Ketika memulai pembahasan mengenai perpustakaan digital tentunya kita perlu menyamakan presepsi terhadap makna dari Perpustakaan Digital itu sendiri.Menurut pandangan penulis untukmemudahkan pemahaman perlu digambarkan evolusi perpustakaan digital dari perpustakaan konvensional:
1. Perpustakaan Konvensional menyimpan dan mengelola content dalam bentuk buku,pengindeksan dalam bentuk manual.
2. Perpustakaan Semi Automatis menyimpan dan mengelola content dalam bentuk buku,
pengindeksan dalam bentuk manual. Namun memiliki sistem simpan/pinjam menggunakan
sarana IT.
3. Perpustakana Automatis/Terkomputerisasi menyimpan dan mengelola content dalam bentuk buku, pengindeksan (meta data) menggunakan basisdata dengan teknologi computer.
4. Perpustakaan Digital - menyimpan content dalam bentuk digital.Domain Perpustakaan (Digital) Secara umum sebuah perpustakaan akan melibatkan beberapa komponen, yakni: content, sistem pengelolaan (dari mulai knowledge acquisition, repository,management, dan juga retrieval, dimana dalam kondisi tertentu sistem ini juga akan membutuhkan manusia sebagai knowledge agent-nya) dan tentunya yang menjadi factor terpenting adalah user dari perpustakaan itu sendiri. Dalam fungsinya sebagai perpustakaan content yang tersimpan sebagian besar bukan diciptakan oleh perpustakaan namun didapat dari content provider.

Kondisi-kondisi yang melingkupi perpustakaan (digital) dari sisi content adalah pada faktor volume dari content dan juga faktor akses terhadap content tersebut. Kedua persyaratan ini menjadi faktor mutlak berfungsinya sebuah perpustakaan.Atau dengan kata lain sebagai sebuah perpustakaan tidak akan memiliki peran penting jika volume content yang dimilikinya terbatas, disisi lain (selaras dengan konsep knowledge management) juga akan mubazir (tidak efektif) jika memiliki volume content yang besar namun akses terhadap content ini sangat terbatas (ini juga salah satu kelemahan informasi yang tersimpan dalam media kertas).
Aspek-Aspek yang Terkait (Komponen) dalam Proyek Perpustakaan Digital Berikut beberapa aspek yang terkait dengan sebuah proyek perpustakaan digital,diantaranya adalah:
1.Aspek Infrastruktur (Perangkat Keras)
2.Aspek Aplikasi Perangkat Lunak dan Proses Bisnis Perpustakaan
3.Aspek Content (Informasi): Akusisi, konversi, repostiory
4.Aspek Sumberdaya Manusia (Sumber, Pengelola/Agent dan User): Knowledge, Skill,

Attitude (Culture).Selain aspek-aspek diatas dalam merencanakan sebuah Proyek Perpustakaan Digital maka perlu pula diperhatikan dimensi-dimensi: Scope, Time, Cost, Qualty, Risk dari proyek bersangkutan, kelima dimensi ini akan mempengaruhi satu dan lainnya.Hal pertama yang perlu kita perhatikan dalam perencanaan proyek adalah mendefinisikan seberapa jauh lingkup kerja (scope) proyek Perpustakaan Digital tsb. Hal ini tentunyadapat dilakukan setelah mereview ulang tujuan dan sasaran (objective & goal) proyek.Lingkup yang akan didefiniskan dapat meliputi sebagian atau seluruh dari aspekaspek perpustakaan digital seperti yang telah digambarkan pada bagian sebelumnya diatas.Kelemahan dalam mengidentifikasi lingkup dari proyek adalah salah satu faktor terbesar dalam kegagalan proyek. Berikut beberapa hal yang dapat menjadi contoh lingkup dariproyek:

Digital Content

LOCAL CONTENT
Volume Access
1.Dari mulai otomasi bisnis proses perpustakaan,
2.indexing s/d full content repository Pendefinisian dan penentuan lingkup dari proyek tersebut selanjutnya akan membawa konsekwensi atas biaya dan waktu yang diperlukan guna menyelesaikan proyek bersangkutan, jika biaya dan waktu yang dimiliki sangat terbatas maka lingkup dari proyek perlu dikurangi (atau dibuat bertahap sesuai keadaan).Faktor Time, Cost dan Quality dari proyek akan sangat berhubungan dengan:
3.Ketersediaan sumberdaya internal
4.Pemilihan teknologi (terkait dengan resiko dan kualitas)Kasus Proyek Digitalisasi Google Proyek Digitalisasi.

Google memliki tujuan utama untuk melipat gandakan content (informasi) yang akan tersedia melalui akses internet. Proyek digitalisasi oleh Google ini dimulai pada Desember 2004 dimana Google merencanakan untuk meluncurkan proyek yang sangat besar dan ambisius untuk mendigitasi koleksi-koleksi yang tersimpan pada beberapaperpustakaan public/universitas terbesar dunia, dan menyediakan akses dari content ini melalui internet. Dalam proyek ini Google akan akan mengkonversi (full-text) seluruh koleksi-koleksi yang tersimpan di perpustakaan tersebut dimana hak copyrightnya sudah kadaluwarsa, serta akan membuat abstraksi (short excerpts) dari karya-karya yang masih memiliki copyright.Dalam hal proyek Google ini hambatan terbesar terkait dengan hal-hal antara lain:
-Aspek copyright atas content hak ekonomis, dimana beberapa perusahaan publishing mengemukakan keberatannya atas proyek digitaliasi Goggle ini.
-Aspek politis (case publik Perancis, dominasi kultur anglo-saxon dan bahasa inggris/amerika).


Referensi:
http://www.dlib.org/dlib/july05/lynch/07lynch.html







Materi Manajemen Resiko

Tugas Soft Skill: Manajemen Proyek dan Risiko
By: Ayu

MANAJEMEN RESIKO

AYU NURVIA


  • DEFINISI RESIKO
Resiko dalam suatu proyek dapat didefinisikan sebagai suatu penjelasan terhadap akibat yang tidak menguntungkan, secara finansial maupun fisik, sebagai hasil dari keputusan yang diambil atau akibat kondisi lingkungan di lokasi suatu kegiatan:

1. Kejadian yang sering terjadi pada event tertentu atau factor yang terjadi selama proses konstruksi untuk merusak proyek ( Faber, 1979).
2. Kurangnya atau lemahnya prediksi tentang struktur yang akan terjadi atau konsekuensi dari keputusan atau situasi perencanaan (Hertz & Thomas, 1983).
3. Hubungan yang tidak pasti dengan perhitungan pengeluaran, ada kesempatan agar hasil lebih baik dari yang diduga seperti juga hal yang lebih buruk dari yang diperkirakan (Lifson & Shaifer, 1982).

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa risiko adalah suatu kondisi yang timbul karena ketidakpastian dengan peluang kejadian tertentu yang jika terjadi akan menimbulkan konsekuensi tidak menguntungkan Selain itu, resiko adalah bagian penting yang harus diketahui dalam suatu pelaksanaan terhadap manajemen resiko karena resiko adalah akar teori dan permasalahan untuk mengembangkan teknik-teknik dan analisa dalam menanggulangi resiko tersebut.



Referensi:
http://anehbinunik.blogspot.com/2009/06/10-kota-mati-erseram-di-dunia.htm


Materi Manajemen proyek

Tugas soft skill: Manajemen Proyek dan Risiko
By: ayu


MANAJEMEN PROYEK & MANAJEMEN RISIKO
AYU NURVIA LESTARI.


A. MANAJEMEN PROYEK

DEFINISI PROYEK



Proyek adalah sebuah istilah yang sering kali kita dengar dalam sebuah kegiatan atau pekerjaan, namun kata ini mempunyai arti dimana suatu kegiatan atau pekerjaan besar yang mungkin saja tidak akan terulang lagi dalam waktu yang singkat dimasanya. Karena suatu proyek kegiatan usaha sementara yang dilakukan agar dapat menghasilkan suatu jasa atau barang yang langka, maka setiap proyek haruslah memiliki awalan dan akhiran yang jelas. Langka yang dimaksud ialah bahwa tak ada satu pun proyek yang sama persis dengan yang lainnya.

Contoh proyek yang ada disekitar kita yaitu :
  • Pembuatan rumah.
  • Pelebaran jalan.
  • Mengarang dan menerbitkan buku.
  • Pembuatan iklan suatu produk,
  • Pembuatan prototype suatu produk baru dll.

Karakteristik proyek:
Ada beberapa karekteristik dari suatu proyek yaitu :
1. bersifat sementara dan pelaksanaannya dibatasi oleh waktu
2. biaya yang dibatasi
3. kualitas yang dibatasi
4. pelaksanaannya tak berulang-ulang

Ruang Lingkup atau Batasan Proyek
1. Pemahaman proyek
2. Perencanaan proyek
3. Rincian kegiatan
- masukan
- keluaran
- tujuan
4. Umur proyek
5. Evaluasi proyek

MANAJEMEN PROYEK

Manajemen proyek adalah penerapan dari pengetahuan, keterampilan, peralatan dan teknik-teknik pada kegiatan dalam suatu proyek agar semua persyaratan dan kebutuhan dari proyek tersebut dapat terpenuhi. Proses-proses dari manajemen proyek terbgi atas lima kelompok, yaitu “Initiating process”, “Planning process”, “Executing process”, “Controlling process”, dan “Closing process”. Metode manajemen proyek memungkinkan kita untuk lebih memfokuskan kepada prioritas, mengawasi performa, mengatasi masalahdan meenyesuaikan terhadap perubahan yang terjadi saat melaksanakan suatu proyek.demikian juda metode tersebut memberikan lebih banyak kontrol dan menyediakan berbagai peralatan dan teknik-teknik yang telah teruji untuk membantu seorang manager proyek dalam memimpin timnya untuk mencapai targetnya.

Penerapan Manajemen Proyek Dalam Perindustrian
Berdasarkan riset di luar negeri maka “Key Industry Areas” yang terwakili dalam The Project Management Profesional Association adalah sebagai berikut :
- Telekomunikasi 10%
- Management Systems 6%
- Konstruksi 7%
- Information Technology 10%
- Software / Computers 11%
- Lain-lain (berbagai industri termasuk Banking, Manufacturing Military Industry,etc.) 56%)


Referensi:
htttp://tripolagraha.indonetwork.or.id/302454/progress-pengecoran-proyek-pondok-indah.htm